Роль личного помощника («ЛП») — это одна из задач, которые еще больше расширяют возможности Генерального директора по эффективному и результативному расширению, развитию и управлению бизнесом. ЛП Генерального директора с самого начала должен получить обширные знания о компании, Генеральном директоре, других ключевых лицах и всех аспектах ASTARTA (как внутренних/внешних, так и внутрифирменных) и иметь фундаментальное понимание целей и задач компании. ЛП всегда должна соблюдать полную конфиденциальность, а также понимать, что эта роль подражает тому, кто является Генеральным директором, и как она воспринимается в группе компаний и за ее пределами. Временами от исполнительного директора может требоваться действовать от имени Генерального директора (часто это первая точка контакта с клиентами, внутренним персоналом и другими деловыми контактами). ЛП Генерального директора будет приватным и иметь доступ ко всем конфиденциальным вопросам компании, таким, как создание компании, пакет акций, компенсационные пакеты для персонала / руководства и дисциплинарные взыскания, юридические финансовые дела, слияния, приобретения и многие другие вопросы.

Описание работы

В данном документе он лежит в основе некоторых общих рабочих действий, в которые ЛП может быть вовлечен Генеральным директором, однако ЛП должен понимать, что любая задача, которую ставит Генеральный директор, должна выполняться и выполняться в течение требуемого периода времени, в соответствии с примерными стандартами.

Конкретные обязанности в качестве ЛП Генерального директора будут включать, но не ограничиваться:

 

• Просмотр телефонных звонков, вопросов и запросов, их обработка в случае необходимости и приветствие гостей Генерального директора.
• Взаимодействие с клиентами, поставщиками, консультантами, акционерами, внутрифирменными директорами и другим персоналом
• Организация и ведение дневника Генерального директора и назначение встреч, а также распоряжение временем на ежедневной / еженедельной основе для обсуждения вопросов, проблем, операций и других вопросов (обеспечение того, чтобы весь внутренний персонал ежедневно давал отзывы и заседал с представителями Генерального директора)
• Обработка текстов, работа с корреспонденцией, написание электронных писем / писем и документов компании / СОП / политики (дополнительная информация о них подробно изложена в настоящем документе), диктовка, ввод протокола и отчетов о заседаниях
• Организация и посещение совещаний, а также организация деловых поездок (включая перелеты и проживание), обеспечение того, чтобы Генеральный директор был хорошо подготовлен к встречам / командировкам, составление планов встреч
• Работа с входящей электронной почтой Генерального директора, факсами и пост-делегирование работы менеджерам в зависимости от обязанностей каждого сотрудника
• Разработка и изготовление документов, информационных документов, отчетов и презентаций
• Организация корпоративных развлечений, управленческих встреч и мероприятий
• Разработка и поддержка офисных систем, включая управление данными, хранение и т.д.
• Наблюдение за управлением офисом, обеспечивающее поддержание высоких стандартов Генерального директора
• Надзор за закупками в офисе и перерасходами согласно бюджету
• Работа с личными делами Генерального директора, включая праздники, перелеты, банковские операции, семью, жилье и другие личные вопросы
• Обработка коммерческих расходов Генерального директора и других административных вопросов
• Осуществлять конкретные проекты, исследования и администрирование в соответствии с требованиями Генерального директора
• Представлять и вести итоговую финансовую документацию, управленческую отчетность, бюджет и другие специальные финансовые отчеты, которые время от времени может потребовать Генеральный директор
• Обеспечение подписания Генеральным директором финансовых презентаций и управленческой отчетности до представления Совету директоров.
• Осуществлять надзор за ИТ-установкой ASTARTA и управлять работой ИТ-службы и задачами Генерального директора по ИТ (обеспечение того, чтобы все было сделано)
• Создание и управление общими политиками бизнес-администрирования в соответствии с требованиями Генерального директора
• Убедиться (от имени Генерального директора), что своевременная заработная плата будет запущена
• Составление ежемесячного исполнительного отчета для Генерального директора и квартальных / годовых / других отчетов для Совета директоров
• Исследования, связанные с управлением, правовыми, бухгалтерскими и налоговыми последствиями, когда это требуется Генеральным директором и в связке с Финансовым директором
• Управление страховыми полисами компании
• Содействовать созданию аккредитаций Компании в ISO или других органах аккредитации, которые Генеральный директор сочтет целесообразными для присоединения компании
• Управление продлением лицензии на регистрацию бизнеса, уведомление Генерального директора о датах продления до начала мероприятия для обеспечения соответствия бизнеса местным законам
• Связь с руководством лицензирующего органа(-ов), PRO / местными посредниками и т. д.
• Управление всей подборкой документации для обновления, изменения для создания и новых лицензий, в том числе составление презентационных отчетов, биографии компании, информации об акционерах и Совете директоров, а также других требований к органам лицензирования стратегической информации
• Любые другие административные требования для обеспечения полной регистрации бизнеса и соблюдения правовых норм во всех операциях / услугах в соответствии с требованиями Генерального директора (работающего во взаимодействии с Финансовым директором и другими внутренними операциями / менеджерами)
• Выполнять первоначальный обзор всех предложений, представленных HOD, чтобы подтвердить, отвечает ли это интересам бизнеса, выделив любые пункты для непосредственного внимания Генерального директора в отношении сбора информации от внешних сторон
• Помогать Генеральному директору в разработке предложений, а также в рассмотрении, согласовании и доработке других требований третьих сторон / сторонних организаций, чтобы предоставить компании наилучшие шансы на выигрыш предложения. Копировать Изменить / Подтвердить Прочитать все предложения перед отправкой приложения, чтобы убедиться, что они поддерживают высокие стандарты для представления компании и Генерального директора
• Провести исследование предметов / компаний / конкурентов / и т. д. по требованию Генерального директора

• Опыт ответственной работы в должности секретаря не менее 6 лет, из которых 3 года в качестве ЛП, предпочтительно старшего менеджера
• Только женщины-кандидаты
• Отличные письменные и устные навыки общения на английском и русском (другие языковые навыки являются преимуществом)
• Отличные навыки обработки текстов и ИТ, в том числе широкий спектр программных пакетов и широкие возможности в Microsoft Office (Word, Excel, Power Point и Outlook Express) и операционной системе Windows 7.0
• Скорость печати 50 симв / мин и мастерство набора текста
• Честность и надежность
• Исключительные навыки презентации
• Способность работать по собственной инициативе и в сжатые сроки
• Гибкость и адаптивность для переключения между целым рядом задач и дополнительные часы работы, чтобы уложиться в сроки
• Понимание вопросов конфиденциальности и осмотрительное использование
• Сильные административные и личные навыки помощника и умение хорошо работать в быстро меняющейся среде, необходим эффективный планировщик с проверенными навыками управления временем
• Внимание к деталям, личная приверженность, эффективность, гибкость, отличные навыки взаимодействия с командой
• Большой опыт работы в ОАЭ
• Чрезвычайно желательно иметь глубокие знания об элементах управления бизнесом из секретариата компании, регистрация предприятий, финансов (бюджеты и управленческий учет), предложений, отчетов, управление записями и взаимодействие с клиентами
• С водительскими правами в ОАЭ
• Предпочтительно женский пол